Crecí viendo películas de los noventa, donde los romances y las comedias muchas veces involucraban a periodistas y publicistas. Dentro de esas películas, siempre existía un lugar común: la oficina. Un lugar donde el café por la mañana no podía faltar, donde se compartían chismes y personalizar el cubículo era toda una tradición. Al mismo tiempo que crecía y pasaba de la vida estudiantil al mundo laboral, también crecía el mundo de la tecnología y con él, una nueva forma de trabajar. Hoy en día, tomo café con mi gato y ni siquiera sé cómo funciona una tanda. No conocí ese lugar de interacción, pero sí conozco la forma en que funciona trabajar 100% digital.
A continuación, te presento una lista de cosas que debes saber sobre esta nueva forma de hacer las cosas.
Organización
La organización es un tema clave para gestionar el trabajo diario dentro de una agencia digital. Se deben crear flujos de trabajo que sean claros y eficientes para cada una de las etapas de trabajo, desde la gestión de proyectos hasta la facturación y el seguimiento financiero.
Para la gestión de proyectos, existen diferentes herramientas que serán de gran ayuda. Algunos ejemplos son Trello o Asana, ambos son muy intuitivos y te permitirán asignar tareas, establecer plazos y dar seguimiento al progreso de cada proyecto.
Ya mencioné que establecer plazos es importante. Para cumplir con esos plazos, se tiene que dar seguimiento al tiempo que se invierte en cada proyecto o tarea. Esto impacta directamente en la facturación precisa y te ayudará a identificar oportunidades de eficiencia. Para esto, existen aplicaciones como Harvest o Toggl, ambas altamente recomendables.
Uno de los temas del cual estoy agradecido de haber vivido en esta época es la gestión documental. Capturar, archivar y organizar cientos de documentos seguramente es más fácil y seguro si utilizamos herramientas en la nube, como Google Drive o Dropbox, lo cual es más accesible para todo un equipo.
Una de las mayores ventajas que tenemos en la actualidad es la posibilidad de automatizar varias de las tareas que se deben realizar de manera repetitiva. Ahorrarás mucho tiempo con herramientas como Zapier o IFTTT, las cuales te permitirán conectar tus aplicaciones sin necesidad de saber codificar o depender del área de sistemas para crear una integración.
Comunicación
La comunicación interna juega un papel crucial en la eficiencia y la cohesión de un equipo. Es esencial establecer canales de comunicación claros y efectivos para garantizar que todos los miembros del equipo estén alineados y trabajen hacia un objetivo común. Aquí hay algunas recomendaciones:
· Necesitarás usar herramientas de mensajería instantánea, como Slack, Microsoft Teams o incluso WhatsApp, para facilitar la comunicación rápida y eficiente entre los miembros del equipo.
· Organizar reuniones virtuales periódicas para mantener a todos los miembros del equipo informados sobre los proyectos, compartir ideas y resolver problemas.
· Establecer una intranet interna donde los empleados puedan acceder a información importante, recursos y documentos compartidos.
· Promover una cultura de transparencia donde los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo ideas, preocupaciones y sugerencias.
Seguimiento
Análisis y seguimiento del desempeño. Dar seguimiento y analizar los resultados es una actividad fundamental en el proceso de cada uno de los proyectos, permitiéndote evaluar el éxito de las estrategias utilizadas y crear planes de eficiencia y mejora. A continuación, te comparto algunas recomendaciones para un buen seguimiento:
- Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI), específicos y medibles para evaluar el éxito de los proyectos y las metas establecidas.
- Emplear herramientas como Google Analytics o herramientas específicas de marketing para recopilar datos y métricas relevantes sobre el rendimiento de las campañas y las estrategias de marketing.
- Generar informes periódicos para analizar y presentar los resultados obtenidos a los clientes y al equipo interno. Estos informes deben ser claros, concisos y centrados en los datos clave.
- Promover un entorno de aprendizaje continuo donde los miembros del equipo pueden analizar y aprender de los resultados obtenidos, identificando áreas de mejora y oportunidades para optimizar las actividades administrativas.
Ventajas
Trabajar de una manera 100% digital Tiene grandes beneficios, razón por la cual cada vez más agencias (si no es que la mayoría) adoptan este modelo de negocio. A continuación, presento las ventajas existen:
- Flexibilidad y equilibrio: Trabajar de manera digital te ayuda a tener una mayor flexibilidad en términos de horarios y ubicación. Adaptar tus horas de trabajo a tus necesidades personales crea un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal.
- Colaboración global: La gestión administrativa en línea te ha abierto las puertas a una colaboración global. Puedes trabajar con clientes y colegas de todo el mundo, aprovechando las diferentes perspectivas y habilidades para obtener mejores resultados.
- Mejora de la productividad: Al eliminar las distracciones de una oficina tradicional, te permite concentrarte en tus tareas y aumentar tu productividad. Además, la automatización de tareas te libera de las tareas repetitivas, permitiéndote centrarte en actividades de mayor valor.
- Reducción de costos: Al no tener una oficina física, las agencias 100% digitales pueden reducir significativamente los costos operativos. Esto te permite ser más competitivo en términos de precios y reinvertir esos ahorros en recursos y herramientas que mejoran nuestra eficiencia.
Al trabajar bajo la premisa de un mundo digital, te alejas de vivir una historia de amor como las películas que solías ver. Sin embargo, si utilizas las herramientas y te aprovechas de las ventajas que tienes disponibles hoy en día, con seguridad todas tus campañas serán un éxito y entregarás trabajos con los resultados esperados
